Otimizar a agenda e organizar as tarefas do dia a dia ações essenciais para manter a produtividade; estabelecer prazos e usar aplicativos que auxiliam no processo

Já ouviu a famosa expressão “tempo é dinheiro”? Nos dias de hoje, ele está cada vez mais presente nas empresas, e já não é mais novidade que administrar bem as horas de trabalho faz toda a diferença para o sucesso do negócio. “O gerenciamento do tempo está diretamente ligado à produtividade. Organizar e realizar as tarefas do dia sem precisar trabalhar 12, 14 ou 16 horas é a equação perfeita”, diz Regina Dorriguello, Diretora de Talent Development e Outplacement da STATO. Mas, como manter essa organização no dia a dia corrido, quando a impressão é de que faltam horas?

Para otimizar os processos internos da empresa e gerenciar melhor o tempo é preciso, primeiramente, listar e organizar as tarefas e metas, estabelecendo um tempo limite para a realização dessas atividades. De preferência, estipule um ou dois dias antes do prazo final, assim há uma margem para lidar com qualquer imprevisto. Além disso, o gestor precisa determinar as pessoas que irão desempenhar as funções e fazer uma divisão de tarefas, com o direcionamento das equipes e distribuição de responsabilidades.

Buscar ajuda da tecnologia também ajuda. “Aplicativos e agendas virtuais podem ser grandes aliados na organização do tempo”, ressalta Regina. Para isso, pesquise as ferramentas disponíveis e encontre a que mais se adequa aos projetos de sua empresa. Aplicativos como Trello, Wunderlist e Google Agenda permitem a criação de listas, projetos em grupo e organização de tarefas, por exemplo.

Porém, nada disso adianta se os processos forem engessados. “Imprevistos acontecem e flexibilidade é um atributo importante. Implementar regras rigorosas para a gestão de tempo e tarefas pode tornar as pessoas inflexíveis ou fazê-las sofrer quando se depararem com imprevistos”, afirma.

Além disso, segundo Regina, é essencial estar atento aos “sabotadores de tempo”. WhatsApp, conversas paralelas e redes sociais podem ser prejudiciais se usados fora de hora. “Não somos máquinas capazes de manter 100% do foco o tempo todo, mas se gerenciarmos bem as horas e as tarefas do dia conseguimos encarar tudo de forma saudável”, completa.

Regina Dorriguello